सीआरएम माइग्रेशन चेकलिस्ट: क्यों, क्या और कैसे?

 

सीआरएम - ग्राहक संबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना कहीं अधिक सामान्य है। आम तौर पर एक सीआरएम प्लेटफॉर्म ग्राहकों और एक कंपनी के बीच महत्वपूर्ण बातचीत के भंडारण, ट्रैकिंग और विश्लेषण को सक्षम बनाता है।

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एक व्यवसाय द्वारा किए जा सकने वाले सबसे महत्वपूर्ण निवेशों में से एक होने के नाते, आपके सीआरएम को उच्चतम दक्षता स्तरों पर डेटा को संसाधित और क्रियान्वित करना चाहिए। यदि ऐसा नहीं है, तो अपने सीआरएम को बदलने पर विचार करने का समय आ गया है।

हां, सीआरएम प्रवासन कठिन हो सकता है। क्योंकि एक सीआरएम से दूसरे में माइग्रेट करना, या पहली बार एक को लागू करना जटिल है और आने वाले वर्षों में राजस्व टीमों पर इसका प्रभाव पड़ेगा, कई विशेषज्ञ एक कार्यान्वयन भागीदार की सलाह देते हैं।

यदि आपने इसे अब तक पढ़ा है, तो मान लें कि आप तथ्य एकत्र कर रहे हैं। और इसलिए, आइए हबस्पॉट एडवांस्ड इम्प्लीमेंटेशन सर्टिफाइड पार्टनर और सेल्सलॉफ्ट पार्टनर दोनों के रूप में अपने अनुभवों के आधार पर कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ शुरुआत करें।

सीआरएम माइग्रेट क्यों करें?

CRM माइग्रेशन आपके डेटा को केवल एक सॉफ़्टवेयर से दूसरे सॉफ़्टवेयर में ले जाने की तुलना में थोड़ा अधिक जटिल है।

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आप शायद एक बिक्री टीम के साथ नई संभावनाओं को खोजने, पोषित करने और जीतने के लिए अथक प्रयास करते हैं। इसलिए, आपकी बिक्री आवश्यकताओं के अनुरूप सर्वोत्तम CRM संभव होना महत्वपूर्ण है। वो क्या है? एक कुशल कार्य प्रक्रिया, एक अच्छी तरह से परिभाषित बिक्री फ़नल, बेहतर बिक्री चक्र वेग, और निश्चित रूप से, बहुत सी लीड।

आप सोच रहे होंगे, “हमारा सीआरएम काफी अच्छा है। कुछ डेटा और स्वचालन हैं जो मैं चाहता हूं कि बेहतर था, लेकिन क्या यह वास्तव में एक नए सीआरएम में माइग्रेट करने के लिए सिरदर्द के लायक है?"

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आपके ग्राहक संबंध डेटा को एक नई प्रणाली में माइग्रेट करने के ये दो सबसे सामान्य कारण हैं।
1) आपको स्वच्छ (एर) डेटा चाहिए

अपने डेटा को पुराने CRM से नए CRM में माइग्रेट करने से आपकी डेटा स्वच्छता जादुई रूप से हल नहीं होगी। हालाँकि, CRM माइग्रेशन हमेशा क्लीन-अप के साथ शुरू होता है।

अधिकांश एसडीआर हर दिन ट्रिपल-डिजिट गतिविधियों को अंजाम देते हैं (शोध करना, ईमेल को निजीकृत करना, ईमेल भेजना, कोल्ड कॉल करना, प्रतिक्रियाओं का जवाब देना, सीआरएम डेटा अपडेट करना, अपॉइंटमेंट रिमाइंडर भेजना आदि)। अनिवार्य रूप से, इन पूर्वेक्षण गतियों को इस तक उबाला जा सकता है: सीआरएम डेटा को योग्य लीड और बिक्री के अवसरों में बदलने में बिक्री प्रतिनिधि कितना प्रभावी है।

क्या होगा यदि वे डेटा को तेज़ी से प्राप्त कर सकें और इसके साथ और अधिक कर सकें जब यह सबसे ज्यादा मायने रखता है? एक अच्छा फिट CRM यही कर सकता है। कोई पुरानी या अधूरी फाइल नहीं। SDR से Sales Exec तक आसान हैंडऑफ़। व्यक्तिगत ग्राहक यात्राओं का पूरा दृश्य। संरचित और कार्रवाई योग्य डेटा संग्रहीत जानकारी को ढूंढना, उपयोग करना, विश्लेषण करना और समृद्ध करना आसान है।

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चाहे आप इसे इन-हाउस करें या अधिक प्रदर्शन-आधारित सीआरएम बनाने के लिए किसी कार्यान्वयन विशेषज्ञ को आउटसोर्स करें, सुनिश्चित करें कि डेटा माइग्रेशन से पहले की तुलना में अधिक आसानी से उपलब्ध है।

प्रो टिप: अप्रासंगिक लगने वाली हर चीज को बल्क-डिलीट न करें। हमेशा एक बैकअप बनाएं, फिर निर्धारित करें कि कौन सा डेटा महत्वपूर्ण और आवश्यक है और कौन सा डेटा त्याग या समृद्ध किया जा सकता है।

2) आपको अधिक (और बेहतर) कार्यक्षमता की आवश्यकता है

सीआरएम कार्यक्षमता बढ़ाने की आवश्यकता के कारणों की कोई कमी नहीं है।

इनमें से कोई एक कारण सीआरएम स्विच करने के लिए पर्याप्त है। आपकी कंपनी, टीम, या बिक्री फ़नल बढ़ता है, इसलिए अप-टू-डेट रहने में कोई शर्म नहीं है।

आपके नए सीआरएम को आपके वर्तमान सीआरएम के साथ होने वाली समस्याओं का समाधान करना चाहिए।

प्रो टिप: सीआरएम की तुलना करने से पहले अपने ग्राहक संबंध चुनौतियों को हल करने के लिए आवश्यक विशिष्ट कार्यक्षमता का दस्तावेजीकरण करें। जब आप समाधानों का सर्वेक्षण करने से पहले अपनी आवश्यकताओं को इंगित करते हैं तो आपको आश्चर्य हो सकता है कि कौन से सीआरएम आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं।

इसे कैसे करना है? सीआरएम प्रवासन सर्वोत्तम अभ्यास

जब सीआरएम डेटा माइग्रेशन आपकी बिक्री और मार्केटिंग टीमों के लिए प्राथमिकता है, तो इस व्यावसायिक लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में तीन सामान्य रास्ते हैं: एक सीआरएम इंटरफ़ेस का उपयोग करें, एक माइग्रेशन टूल का उपयोग करें, या एक कार्यान्वयन विशेषज्ञ को टैप करें।

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     CRM इंटरफ़ेस के माध्यम से मौजूदा डेटा अपलोड करें

     आप अपने लीगेसी सॉफ़्टवेयर के सभी डेटा को संग्रह या स्प्रैडशीट में अपलोड कर सकते हैं और इसे उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से नए CRM पर अपलोड कर सकते हैं। अधिकांश सीआरएम आपको .csv फ़ाइल के प्रारूप में डेटा निर्यात करने की अनुमति देते हैं।

     सरल लगता है; हालांकि, सफलता आपकी पुरानी फाइलों की नई प्रणाली के साथ संगतता पर निर्भर करती है। कार्यान्वयन विशेषज्ञ इन संगतता मुद्दों को हल करने में पारंगत हैं।

CRM माइग्रेशन टूल परिनियोजित करें

इस विकल्प में तृतीय-पक्ष CRM माइग्रेशन एप्लिकेशन का उपयोग करना शामिल है। आपकी ज़रूरतों या प्राथमिकताओं के आधार पर, कुछ सबसे लोकप्रिय टूल हैं पेंटाहो डेटा इंटीग्रेशन, टैलेंड ओपन स्टूडियो, या इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट विजार्ड्स।

ये उपकरण सभी मैनुअल ट्रांसफ़रिंग करेंगे, लेकिन यह तभी काम करेगा जब आपके नए और पुराने दोनों सिस्टम पर्याप्त रूप से समान हों, जो शायद ही कभी होता है।

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एक सीआरएम माइग्रेशन विशेषज्ञ को किराए पर लें

एक जटिल और महत्वपूर्ण व्यावसायिक समस्या के लिए, परिष्कृत और विशेषज्ञ समाधानों की आवश्यकता होती है।

एक कार्यान्वयन विशेषज्ञ आपकी बिक्री सक्षम करने की प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करता है, सुधार की आवश्यकता वाले क्षेत्रों को खोजने के लिए आपके वर्तमान डेटा, संपत्ति और कार्यप्रवाह का ऑडिट करता है। फिर, वे आपके एकीकरण को कस्टम फ़ील्ड और मैपिंग के साथ अनुकूलित करते हैं।

बाद में आपके नए सिस्टम को अप-टू-डेट डेटा से भरने से पहले उनका परीक्षण किया जाएगा। साथ ही, ऐसा विशेषज्ञ आपके सीआरएम में मौजूद किसी भी संपर्क को मान्य, समृद्ध या विस्तारित कर सकता है।

क्या करें?
प्रारंभिक सीआरएम माइग्रेशन चेकलिस्ट

अब, जब आपने वह तरीका चुना है जिसे आप अपनाएंगे, तो आगे क्या होगा? एक सीआरएम माइग्रेशन प्रोजेक्ट योजना और चरणों की एक चेकलिस्ट सर्वोत्तम संभव परिणाम प्राप्त करेगी।

    खोजें और तुलना करें

    सीआरएम की एक विस्तृत विविधता उपलब्ध है, इसलिए अपनी आवश्यकताओं और आला के आधार पर निर्णय लेना सबसे अच्छा है।

    हबस्पॉट को एक विशाल शिक्षण और प्रशिक्षण संसाधन केंद्र के साथ उपयोग करने में सबसे आसान होने के लिए जाना जाता है ताकि गोद लेने को यथासंभव दर्द रहित बनाया जा सके। इसके अतिरिक्त, हबस्पॉट में वर्डप्रेस को टक्कर देने और फ़नल मार्केटिंग और बिक्री के सभी शीर्ष को एक ही स्थान पर समेकित करने के लिए सबसे उभरती सामग्री प्रबंधन प्रणालियों में से एक है।

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    सेल्सफोर्स की उच्चतम G2 रेटिंग है और यह एक बहुत ही पागल उन्नत फीचर सेट का दावा करता है। आपके टीम प्रबंधक लगभग कुछ भी अनुकूलित करने में सक्षम होंगे। यदि आप मार्केटिंग और बिक्री के मिश्रण के लिए अपने सीआरएम का उपयोग करना चाहते हैं तो ये दोनों बहुत अच्छे होंगे।

    ज़ोहो एक सीआरएम है जिसमें ट्विटर, फेसबुक और Google+ के एकीकरण के साथ अधिक सोशल मीडिया घंटियाँ और सीटी हैं, जबकि कम कष्टप्रद सीआरएम छोटे व्यवसायों और स्टार्टअप के लिए सबसे सस्ती में से एक है।

    Capterra पर सूचीबद्ध 919 से अधिक ग्राहक संबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर उत्पादों के साथ सूची विस्तृत है, लेकिन आपको बात समझ में आती है। कुछ ऐसा खोजने के लिए पर्याप्त विकल्प हैं जो आपके लक्ष्यों के अनुरूप हो।

    जैसे ही आप अपने विकल्पों को सीमित करते हैं और सही CRM का चयन करते हैं, इसकी तुलना अपने पुराने CRM से करना शुरू करें। इस तरह, आप सुनिश्चित करेंगे कि आपने पहले से कुछ बेहतर चुना है।

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तैयार करें और विश्लेषण करें

जैसे ही निर्णयकर्ता सीआरएम प्रवासन को मंजूरी देते हैं, तैयारी शुरू हो जाती है। आपकी आय टीमों को इस तरह के बदलाव के साथ अप-टू-डेट होना चाहिए क्योंकि वे इसके प्राथमिक उपयोगकर्ता हैं। साथ ही, सीआरएम को अपनाने से भविष्य की बिक्री की सफलता पर भारी असर पड़ेगा।

इसलिए, आगामी कार्यक्रम के बारे में जागरूकता फैलाएं, उन्हें नई प्रणाली के बारे में शिक्षित करना शुरू करें। यह न केवल संक्रमण प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाएगा, बल्कि आपको अब तक के सबसे समर्पित परीक्षक मिलेंगे जो कि कोई भी बग या गड़बड़ होने पर पाएंगे।

अगला चरण आपके लीगेसी CRM में आपके पास पहले से मौजूद डेटा का अध्ययन करना है। यह निर्धारित करने के लिए कि किन क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है, इसे अपने बिक्री फ़नल, संपत्तियों और कार्यप्रवाहों के ऑडिट पर विचार करें।

डुप्लिकेट या पुराने संपर्कों की जाँच करें, अनुपलब्ध डेटा प्रविष्टियाँ जोड़ें और असंगत डेटा को ठीक करें। इस तरह की सफाई आपके नए सीआरएम के लिए एक नई शुरुआत करेगी।

प्रो टिप: आपकी टीम के सदस्य प्लेटफॉर्म का उपयोग कैसे करते हैं, इसके हर उपयोग के मामले से गुजरें। यह आपको एक विचार देगा कि क्या कुछ पुराना है और उसे नए सीआरएम में स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है।

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नक्शा और बैकअप

डेटा मैपिंग यह निर्धारित करने की एक जटिल प्रक्रिया है कि माइग्रेशन के बाद आपका डेटा CRM में कहाँ रहेगा।

उदाहरण के लिए, आपके पास जॉन नाम का एक ग्राहक है। एक सफल कॉल के दो सप्ताह बाद जॉन आपकी पाइपलाइन से गुजरा और अब आपके पास सबसे वफादार ग्राहकों में से एक है।

आपके नए सीआरएम में जॉन के लिए एक जगह होनी चाहिए, जहां वह उस समूह में होगा जिससे वह संबंधित है। उन सभी संभावित समूहों की जाँच करें जिन्हें मानचित्र में शामिल करने की आवश्यकता है, जो स्थानांतरण को सुरक्षित करेगा।

अब, यह बैकअप का समय है। सीआरएम माइग्रेशन के दौरान कोई परेशानी आने पर आपके पास रिट्रीट का विकल्प होना चाहिए। जबकि सबसे अधिक संभावना है कि यह बिना किसी गड़बड़ के चलेगा, आप अपना डेटा खोने का जोखिम नहीं उठा सकते। साथ ही, आप अपने बैकअप का उपयोग यह तुलना करने के लिए कर सकते हैं कि माइग्रेशन के बाद डेटा सही तरीके से स्थानांतरित किया गया था या नहीं।

परीक्षण और कार्यान्वयन

     अब, सीआरएम माइग्रेशन होने का समय आ गया है। अपने कस्टम फ़ील्ड, सिंक लॉजिक और फ़ील्ड मैपिंग के साथ अपने एकीकरण को तैयार करने से शुरू करें। आप स्थानांतरण के लिए लगभग तैयार हैं। इससे पहले, कुछ परीक्षण चलाएँ।

     यदि आप अपना सारा डेटा एक साथ स्थानांतरित करते हैं तो यह बहुत कुछ दांव पर लगा देता है, इसलिए अलग-अलग डेटा सेट के साथ कुछ परीक्षणों के साथ शुरुआत करना बेहतर है। यदि कोई त्रुटि होती है, तो चिंतित न हों, यह उसे दूर करने का समय और स्थान है।

स्रोत: https://www.cience.com/blog/crm-migration-checklist